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项目管理必知的7个重点
发布日期:2021-09-19 10:01   来源:未知   阅读:

  在我们的工作中和生活中,很多事情都是项目。比如营销活动、交付合同、撰写报告、教学培训、科研管理等等,这些都是项目。人生处处皆项目,我们身处各种项目组合的环境中,时时刻刻和项目打交道。

  项目是为创造一个独特的产品、服务或者输出(结果)而进行的临时性工作。小到一场婚礼的策划,大到国家级工程都算是项目。

  项目管理是指在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,使项目能够在有限的资源限定条件下,实现设定的需求和期望的过程。

  通俗点说,项目管理就是一个实现需求的过程,把需求转化成可交付成果的过程。

  项目范围是指对于一个项目,该做什么,不该做什么,这就是项目的范围。而需求是项目产生的原因,所以项目的需求范围决定了项目的范围。

  项目范围包括可交付成果的范围、产品的范围和工作的范围等等。项目范围管理涉及到工作任务的取舍。项目范围主要由市场竞争、商务模式、投资收益和操作风险。

  在项目启动阶段,首先要弄清楚的是项目目标是什么,项目的需求是什么。如果不知道项目目标的话,会出现工作结果和预期目标不符合的问题,让项目团队陷入危机。

  管理之父彼得·德鲁克的亲传弟子詹文明先生曾经说过:他们忙,忙对了地方吗?我们先要确定他们忙的是不是正确的事情。所以,一定要明确项目的目标,再采取行动。

  项目目标是项目成员的工作方向,可以让项目团队少走弯路,可以更快速,更有效地完成项目。

  智办事是第一个提出以“目标+事情”为中心的企业数字化管理与协作工具,深度整合目标管理、项目管理、任务协作、智能待办、风险管理和工作流程标准化,赋能企业组织升级,助力企业数字化转型。

  在智办事里面,你和项目成员可以建立一个项目,然后在项目里面展开充分沟通讨论,以确定项目的目标、需求和范围。

  目标管理贯穿整个企业内部的各个层级,对每个成员都能起到积极作用。目标管理就是要从目标层面调动团队各成员的工作积极性,完成共同的使命。由于团队中人员层级不同,各自任务目标的设置方法也不一样。

  美国前总统艾森豪威尔说过:没有战争是根据计划而胜利的,但是没有计划,战争也无法胜利。

  我们思考一下上面这句话的逻辑:计划是战争胜利的基础,战争的胜利离不开计划。做项目管理的时候,项目规划往往比埋头苦干更重要。

  在项目规划阶段,还要和项目成员一起做WBS,WBS是工作分解结构,说的是将工作细化拆解。然后根据拆解后各部分工作量的详细估算,项目全体全程共同讨论,对计划进行细化调整,并达成共识。

  在智办事里面,你和团队成员可以将项目目标自上而下层层拆解,拆解为子目标,每个目标都可以设置唯一负责人。子目标的完成可以保证项目目标的完成。

  每个目标都需要相应的任务去完成,在智办事里面,你可以将目标与完成目标的关键任务建立关联,也就是将目标拆解为任务,这些可以更有效地完成目标。

  在智办事里面,任务也可以层层拆解,拆解到最细颗粒度,每个子任务都可以设置唯一负责人,任务还可以设置清单步骤,实现精细化管理,可以更有效地完成项目。

  项目计划的本质是团队对何时完成项目的承诺,做项目计划也是让项目成员提前做出承诺,向上承诺做好项目,往往会让项目更有效地完成。

  作为一个项目领导者,你要思考如何把你要员工做的事,变成他自己要做的事,要强化员工为自己工作的观念,这会让团队的执行力大大增加。层层拆解目标和任务,达成共识,以目标来管理项目成员,可以提高成员的驱动力,让成员实现自我管理。

  沟通需要相互理解、是一个提问和回应的过程。项目经理要与项目干系人主动沟通,让他们时刻清楚项目的进展情况以及遇到的问题。沟通一定要简洁高效,信息流通效率决定了沟通的效率。

  在智办事里面,你和团队成员可以针对具体的任务和事情展开沟通协作,一切以“事情”为中心,而不是以“群聊”为中心。

  在智办事里面,专事专任务,有事就创建任务。通过任务和“@”将成员聚在一起,它就像一个“集结号”,组成一个临时的跨部门团队,让协作者迅速地加入到任务中,共同完成这一任务。交流信息非常集中,信息可以以秒速快速传递和响应。

  在项目执行和监控阶段,你还要监控项目的进度。这个时候,最重要的就是将项目可视化。因为团队人员众多,项目的任务也有很多,任务在执行的过程中,最大的问题是就是你看不到问题。可视化,可以让你看到项目存在的问题。

  在智办事里面,每个目标和任务都有进度展示功能,你可以实时看到事情的进展情况。灰色代表任务未开始、蓝色代表任务进度正常、红色代表任务延期、绿色代表任务已经完成了。

  在项目执行阶段的每个节点,你都可以在项目里面发送进展汇报,上报项目的进度和风险,还可以请求项目资源。将项目进度通知给项目成员,信息得以高效流动,信息完全透明,这样可以减少很多不必要的信息同步会议。

  在智办事里面,通过项目甘特图,你可以直观地看到项目的进度、明确每个任务的开始时间和结束时间、明确任务间的关系,更加有助于对进度的把控。

  项目在实际执行过程中,很多情况下存在风险监控不到位及风险难以预控的痛点,智办事通过风险传递的功能,无论是多少层级的子任务,只要确认有风险,能立即穿透整个任务树,帮助责任人快速定位项目风险,及时解决项目风险,避免造成较大损失。

  在项目的收尾阶段一定要进行复盘。复盘是进一步地榨取我们所采取的一切尝试和行动的价值,是为了让我们的过去能够更好地服务于我们的未来。

  你要从前面的整个项目过程中,通过项目复盘,提炼、抽象出一套更加普适的,针对一系列同类型场景和问题能够生效的经验,实现经验复用,并将经验转化为可被执行的有效Action,这样个人和团队的能力都会提升,实现组织能力的提升。

  智办事通过战略目标拆解,实现自上而下目标对焦;任务落地执行,实现自下而上结果汇总;内外团队协作,实现信息高效流转;任务风险管理,实现风险快速传递;通过任务的沉淀复盘和任务转模板,让能力复用,提升企业的组织能力。

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